La qualité d’une comptabilité ne dépend pas uniquement du logiciel. Elle se construit dans la collecte des pièces, le choix des traitements, la justification des soldes et la validation des états. Le SYSCOHADA révisé fournit un cadre ; l’entreprise doit organiser son travail pour l’appliquer correctement.
Situer le référentiel dans le temps
L’OHADA indique que l’AUDCIF a été adopté le 26 janvier 2017. Son entrée en vigueur est fixée au 1er janvier 2018 pour les comptes personnels des entités et au 1er janvier 2019 pour les comptes consolidés, combinés et les états financiers produits en normes IFRS. Il ne s’agit donc pas d’une réforme apparue cette année.
Le SYSCOHADA révisé est annexé à cet acte uniforme. Pour déterminer les dispositions applicables à votre entité, référez-vous aux textes officiels et à votre professionnel comptable, notamment lorsque l’activité relève d’un cadre particulier.
Relier chaque écriture à une information vérifiable
Organisez la réception et le classement des factures, justificatifs de règlement et autres pièces. Une écriture doit pouvoir être expliquée sans dépendre de la mémoire de la personne qui l’a saisie. Définissez une référence commune entre la pièce, le journal et le dossier de classement.
Convenez aussi de la manière de traiter une pièce manquante ou contestée. La difficulté doit apparaître dans une liste de suivi, avec un responsable et une action, plutôt que rester enfouie dans un compte dont personne n’explique le solde.
Valider le paramétrage avant la production
Le plan de comptes, les journaux et les règles d’utilisation doivent être cohérents avec l’activité. Faites valider le paramétrage par la personne chargée de la supervision comptable avant de multiplier les saisies. Une correction précoce est plus simple qu’une reprise après plusieurs mois.
Lors d’un changement de logiciel, comparez les soldes repris avec ceux du système précédent. Conservez les documents permettant de comprendre les choix de migration et les ajustements effectués.
Installer des contrôles réguliers
Rapprochez les écritures de banque avec les relevés, examinez les comptes clients et fournisseurs, puis expliquez les écarts. Adaptez la fréquence aux volumes et aux risques. Attendre la fin de l’exercice concentre les difficultés à un moment où les équipes disposent de moins de temps.
Un tableau de suivi simple peut indiquer le contrôle réalisé, la période, les anomalies restantes et la validation. Il devient un outil de coordination entre la saisie, la supervision et la direction.
Utiliser le logiciel comme un outil de travail
Une démonstration utile suit le cycle complet : saisie d’une opération, recherche de la pièce associée, consultation d’un compte et édition d’un état. Demandez à voir comment une erreur est repérée et corrigée, et quels contrôles restent à la charge de l’utilisateur.
Perfecto propose un module de comptabilité SYSCOHADA révisé. Son choix, son paramétrage et son utilisation doivent être examinés avec vos responsables comptables. Aucun logiciel ne garantit, à lui seul, la conformité de toutes les opérations d’une organisation.
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