Un dossier correctement ouvert peut néanmoins être difficile à facturer si les prestations ne sont pas transmises. Un mouvement de pharmacie mal renseigné peut compliquer le suivi du stock. La fiabilité se joue dans les passages entre services autant que dans chaque opération prise séparément.
Utiliser une identification cohérente
Définissez les informations nécessaires à l’identification d’un patient et les vérifications à effectuer lors de l’accueil. Avant de créer un dossier, recherchez une éventuelle fiche existante selon la procédure de l’établissement. Un doublon peut disperser des informations utiles entre plusieurs enregistrements.
Les corrections d’identité doivent suivre un circuit maîtrisé. Les équipes doivent savoir qui peut modifier une donnée et comment transmettre une erreur constatée, sans créer un nouveau dossier pour contourner le problème.
Clarifier la transmission des prestations
Décrivez qui enregistre une prestation, à quel moment elle est validée et quand elle devient disponible pour la facturation. Les informations attendues doivent être connues de tous les services concernés. Une liste commune des prestations aide à limiter les libellés ambigus.
Préparez les cas particuliers : prestation annulée, dossier incomplet ou demande de rectification. Les corrections devraient pouvoir être expliquées et rapprochées de la décision qui les justifie, selon les fonctionnalités et procédures retenues.
Suivre les mouvements de pharmacie
Un stock fiable suppose que les réceptions, sorties et ajustements soient enregistrés selon des règles connues. Identifiez les personnes responsables et les pièces nécessaires. Le rapprochement entre le stock théorique et le comptage physique permet de repérer les écarts à analyser.
Demandez lors de la démonstration quelles données et quels contrôles sont disponibles pour votre circuit de pharmacie. Ne supposez pas qu’une fonction spécialisée existe simplement parce que le logiciel comporte un module de stock.
Protéger les informations sans bloquer le travail
L’accès doit correspondre à la mission de chaque utilisateur. Les données médicales et administratives ne doivent pas être ouvertes indistinctement à tous les postes. Examinez les habilitations, les exports et les modalités de consultation avec les responsables de l’établissement.
Les règles de confidentialité et de conservation relèvent du cadre applicable et doivent être validées par les personnes compétentes. Pour les exercices de formation, des dossiers fictifs évitent d’utiliser inutilement des données réelles.
Installer une revue des écarts
Réunissez périodiquement les référents sur quelques questions : quels dossiers restent incomplets, quelles prestations attendent une validation, quels écarts de stock demandent une explication ? Affectez chaque action à une personne, avec un suivi jusqu’à sa résolution.
Hospitalis est présenté par Perfecto pour les patients, les consultations, les hospitalisations, la facturation et la pharmacie. Vérifiez son adéquation à vos circuits lors d’une démonstration. L’objectif est une organisation cohérente, pas seulement le remplacement du papier par un écran.
Pour aller plus loin : Explorer la solution Hospitalis.